El punto de partida
Un taller mecánico con cuatro operarios y una persona en recepción que hacía de todo. Las órdenes de trabajo se escribían en papel, se grapaban a la llave y se perdían entre el foso y la oficina. Los presupuestos se daban por teléfono y había discusiones al recoger el coche. El teléfono no paraba de sonar con la misma pregunta: “¿está ya listo?”. Las facturas se emitían a final de mes con un programa antiguo que, con la llegada de Verifactu, iba a dejar de valer. El dueño quería orden, menos interrupciones y cumplir la normativa sin convertir el taller en una oficina.
Qué hicimos
Desarrollamos un sistema a medida para el taller. Cada vehículo entra con una orden digital: matrícula, cliente, fotos del estado, trabajos previstos y piezas. El mecánico actualiza el estado desde una tablet y la recepción ve todo en una pantalla. Cuando hay presupuesto, el cliente lo recibe por WhatsApp con el detalle y lo aprueba con un toque; cuando el coche está listo, le llega el aviso con el importe y el horario de recogida. Abrimos citas online desde la web y la ficha de Google, con huecos reales por tipo de trabajo. La facturación genera registros verificables y está preparada para el envío a la Agencia Tributaria según el calendario de Verifactu, con historial completo por matrícula.
Qué cambió
El teléfono suena para lo que importa. Los clientes saben en qué punto está su coche sin preguntar, aprueban presupuestos más rápido y recogen con la factura ya hecha. Ninguna orden se pierde y el historial por matrícula evita repetir diagnósticos. En un taller así es razonable esperar que las llamadas de seguimiento caigan de forma muy marcada, que se aprueben más presupuestos porque el cliente los ve por escrito y con fotos, y que el cierre de mes pase de dos tardes a una hora. La normativa deja de ser una preocupación y pasa a estar resuelta.
Caso de ejemplo: negocio ficticio basado en situaciones reales.