El punto de partida
Un supermercado de barrio con tres cajas, dos turnos y un dueño que hacía los pedidos a proveedores los domingos por la tarde paseando por los pasillos con una libreta. La caja registradora cobraba y poco más: ni stock por referencia, ni informes útiles, ni forma de saber qué se vendía y qué no. Las roturas de productos básicos se descubrían cuando un cliente preguntaba. Se pedía de más de lo que no hacía falta y de menos de lo que sí, y las caducidades se controlaban revisando estanterías. Con márgenes estrechos, cada hueco en la balda y cada producto caducado era dinero perdido.
Qué hicimos
Instalamos un TPV a medida en las tres cajas: pantalla táctil, lector de códigos, balanza integrada y cierres por turno. Lo primero fue inventariar la tienda con lectores de mano para arrancar con stock real. Cada venta descuenta existencias y cada entrada de mercancía las repone escaneando el albarán. Definimos mínimos por producto según su rotación y el sistema avisa cuando algo baja de ese nivel o lleva demasiados días sin venderse. Con esos datos y el calendario de reparto de cada proveedor, el TPV propone el pedido semanal: cantidades, fechas y proveedor. El dueño lo revisa y lo envía por correo o WhatsApp desde el propio programa. Añadimos control de lotes y caducidades para frescos y lácteos.
Qué cambió
Los pedidos dejan de ser una tarea de domingo y pasan a ser una revisión de veinte minutos. Las baldas se reponen antes de quedarse vacías y las referencias que no rotan se detectan y se dejan de pedir. Los informes muestran qué vende cada franja horaria y cada pasillo, y la plantilla se organiza con datos. En un supermercado así es razonable esperar que las roturas sin aviso casi desaparezcan, que el dueño recupere varias horas a la semana y que el producto caducado baje de forma notable. Sobre todo, el negocio deja de depender de la memoria de una persona.
Caso de ejemplo: negocio ficticio basado en situaciones reales.